Nachdem wir im ersten Teil der CMDB Serie geklärt haben, was der Sinn einer CMDB ist, wollen wir hier nun darauf eingehen, wie Sie Ihre Ziele für den Einsatz der CMDB finden. Wir beleuchten hier nun die Aspekte, in die eine CMDB eingreifen kann bzw. Bereiche, in der eine CMDB sinnvoll ist. Mit anderen Worten, es geht um das Configuration Management.
Wir haben einige Fragen zusammengetragen, die Sie auf Ihr Aufgabengebiet anwenden können, damit Sie schnell zu Ihrem besten Einsatzzweck der CMDB kommen.
Was bedeutet Configuration Management?
Als Configuration Management bezeichnet man die vollständige Beschreibung eines Items. Das bedeutet, dass die Konfiguration eines Items bekannt, definiert und seine Verwendung beschrieben ist. Es bedeutet auch, dass, sobald sich was ändert, dies wieder dokumentiert wird. Das Item hat funktionale und physische Attribute und sein Einsatzbereich ist beschrieben und nachvollziehbar.
Bei unserem letzten Beispiel des Weinhändlers wäre dies z.B. ein Fass, dass mit all seinen Attributen beschrieben ist. (Material: Holz; Fassungsvolumen: 60l; Inhalt: Chardonnay …)
Kosten sparen mit der CMDB
Je vollständiger die Informationen sind, desto besser kann Ihr Unternehmen agieren. Man geht davon aus, dass klare, vollständige und prägnante Informationen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen, z.B. die Vertriebskosten um bis zu 40 Prozent senken können, indem sie den Bedarf an Korrekturmaßnahmen verringern.
Bespiel:
Ein Winzer hat ein Angebot an einen Weinhändler geschickt. Leider wurde versäumt nachzutragen, dass der 2018er Riesling ausverkauft ist. Jetzt heißt es, mit dem Weinhändler Kontakt aufnehmen, das Angebot wieder rückgängig machen, etwas anderes anbieten, Lieferung und Umsatz sind gefährdet und die Reputation des Winzers als zuverlässiger Lieferant ist schnell dahin. Das Vergessen der Aktualisierung kann also schnell einen größeren Business Impact haben.
Das ist banal? Ja, ist es. Aber genau deshalb ist es so wichtig, alle Änderungen sofort zu dokumentieren. Sie können solche Fehler verhindern, in dem Sie einen klar geregelten Prozess dazu aufbauen. Dieser ermöglicht einen reibungslosen Betrieb.
Geschäftsfelder und Ziele
Jedes Unternehmen hat Ziele. Jedes Unternehmen will diese so leicht und schnell wie möglich erreichen. Dazu braucht es, neben vielen anderen Dingen, IT-Unterstützung. Und auf dem Weg, diese Ziele zu erreichen, werden Fragen aufgeworfen, die es zu beantworten gibt. Die CMDB ist dazu da, diese Fragen, oder zumindest recht viele dieser Fragen zu beantworten. Je besser die CMDB nun auf die Bedürfnisse der Bereiche angepasst ist (und gepflegt ist), desto besser können die Fragen beantwortet werden.
Die wohl wichtigste Aufgabe ist festzulegen, wohin Sie wollen. Ein gutes Configuration Management beginnt mit klaren Zielen, die auch umsetzbar sind.
Deshalb sollten Sie sich zunächst diese Frage stellen:
Was wollen wir bzw. das Unternehmen erreichen?
- Unternehmenswachstum durch Fusion
- Erweitern des Kundenstamms
- Verbesserung des Kundenservice
- Neue Produkte für einen speziellen Markt entwickeln
Die Beantwortung dieser Frage liefert Ihnen Klarheit über Ihre Ziele.
Fragen an die CMDB
Aus diesen Zielen ergibt sich eine entscheidende Frage:
Welche Fragen soll die CMDB beantworten?
Die CMDB ist dazu da, Fragen zu beantworten. Dies soll schnell und unkompliziert erfolgen und sie soll aktuelle und korrekte Antworten liefern.
Solche Fragen könnte sie beantworten:
- Wer ist der verantwortliche Mitarbeiter für den Bereich XXX?
- Welche Dienste sind bei einer Störung betroffen?
- Wen müssen wir informieren, wenn diese Störung eintrifft?
- Welche Alternativen Möglichkeiten haben wir, um die Störung kurzfristig zu umgehen?
Beispiele:
1. Der Winzer bringt seinen 2018er Chardonnay jetzt in einen anderen Kellerraum, damit der ursprüngliche Raum für den neuen Wein hergerichtet werden kann. Um Verwechslungen zu vermeiden, muss dies natürlich dokumentiert werden. Dazu gehört z.B. den neuen Kellerraum säubern und herrichten, Transport der Fässer durchführen, genauen Lageplan der Fässer festhalten, den nun leeren Raum säubern und herrichten, mit neuen Fässern belegen und einen Lageplan für den neuen Wein erstellen (analog zum Umzug eines Rechenzentrums).
Die Fragen, die hier aus der CMDB beantwortet werden können, wären z.B.:
- Wer ist für die Säuberungen zuständig?
- Wer für den Transport der Fässer?
- Welche Maschinen werden wie lange dafür benötigt?
2. Ein neuer Cuvée, aus einem Riesling und einem Müller-Thurgau, evtl. versetzt mit einem Kerner, soll entstehen. Damit Sie ein reproduzierbares Ergebnis erhalten, sollte jeder Schritt dahin erfasst sein. Z.B. eine erste Kelterung mit den entsprechenden Rebsorten durchführen, Ergebnis prüfen, zweiten „Versuch“ durchführen, verfeinern, verbessern. (analog zu einer Produktentwicklung)
- Welche Rebsorten werden für den Cuvée verwendet?
- In welchem Verhältnis?
(Anm. d. Red.: Mir ist klar, dass ein Cuvée nicht dadurch entsteht, dass man fertige Weine zusammen schüttet, sondern dass die Weine zusammen gekeltert werden und dies auch ein sensibler Prozess in der Weinherstellung ist, der viel Erfahrung braucht und einer gewissen Kunstfertigkeit bedarf. Für das anschauliche Darstellen dieses Prozesses, ist das obige Bild aber plakativer. ☺)
3. Winzer schließen sich zu einer Winzergemeinschaft zusammen. Das wäre totales Chaos, wenn nicht alles sorgfältig beschrieben wird (analog zu einer Fusion oder Übernahme).
- Was wird von wem übernommen?
- Welche gemeinsamen Gerätschaften werden eingesetzt?
- Wer darf welche Gerätschaften wie lange benutzen?
- Wo werden die Gerätschaften gelagert bzw. eingesetzt?
Planen und Ziele niederschreiben
Jedes erfolgreiche CMDB-Projekt erfordert einen detaillierten Plan, was alles aufgenommen werden muss. Wenn Sie Ihre Ziele klar identifizieren und eine Strategie für den Entwurf, die Implementierung und Pflege entwickeln, legen Sie den Grundstein für einen besseren Service. Machen Sie sich Listen oder Service Maps, die Ihnen eine Übersicht über die Komponenten und Aufgaben verschaffen. Erstellen Sie als Nächstes eine Liste von Anwendungsfällen, die Ihre strategischen Initiativen unterstützen und wie sie mit der CMDB verknüpft sind.
Wenn Sie strategische Geschäftsinitiativen beschreiben, verwenden Sie die gleiche Sprache, die Ihr Unternehmen bereits verwendet. Ihre Stakeholder werden Sie schneller verstehen, und Sie bekommen ein schnelleres buy-in.
Bei unserem Winzer könnte das so aussehen:
| Ziel | Beschreibung | ToDo |
|---|---|---|
| Neue Geschäftsfelder entwickeln | Wir wollen Online Weinproben und Verköstigungsseminare ins Leben rufen, um unseren Kundenstamm zu erweitern. Was wird dazu alles benötigt? | Eine Übersicht erstellen, welche Komponenten dazu notwendig sind, wie z.B. Online-Registrierung der Kunden zum Seminar, der Versand von Probesortimenten, Webcam für die Übertragung, Streaming-Account etc. |
Es ist leicht ersichtlich, welche Komponenten benötigt werden und welche Personen beteiligt sind. Auch die Geschäftsbereiche, die alle betroffen sind, können direkt abgelesen werden. Diese Zusammenhänge und Abhängigkeiten können Sie in der CMDB abbilden und leicht herausfinden, was alles benötigt wird.
Erstellen Sie sich solche Info-Maps (Service – Maps) oder machen Sie sich Listen mit Ihren Zielen, wie die folgende:
Weitere Beispiele könnten sein:
| Ziel | Beschreibung | ToDo |
|---|---|---|
| Online first | Wir wollen unseren Versandhandel ausbauen. Wie gehen wir da am besten vor? | Identifizieren Sie alle Komponenten, die Sie für den Online-Handel benötigen (Online-Shop mit Bezahlsystem; Verpackungsanlage; Rechnungserstellung; Handelswege etc.) und erstellen Sie eine Service-Map. (Wie greifen die Komponenten ineinander und wie sind sie voneinander abhängig, Kommunikation mit dem Kunden: wann wurde was verschickt?) |
| Kunden mit einem Abo bedienen | Quartalsweise sollen unsere Kunden automatisch Wein geschickt bekommen, ohne manuelle Aufgaben in der Buchhaltung. Wie ist das zu bewerkstelligen? | Abläufe festlegen. Automatismen planen. |
| Ausrichtung anhand des Business | Eine Komponente geht kaputt. Woher wissen wir, was davon betroffen ist? | Erstellen Sie eine genaue, aktuelle Übersicht darüber, welche Komponenten in welchen Prozessen verwendet werden. |
Fragen über Fragen
Aus den ToDo’s ergibt sich, wer alles an diesen Prozessen beteiligt ist. Diese Personen sollten Sie beim erstellen einer CMDB einbeziehen, denn die können Ihnen auch sagen, was für sie wichtig ist, um Ihre tägliche Arbeit zu verbessern. Hier kann die CMDB helfen, in dem z.B. Abfragen vereinfacht werden.
Fragen Sie also bei beteiligten Personen nach:
- Wenn Sie an Ihren Arbeitstag und Ihre Arbeitsabläufe denken, welche Informationen benötigen Sie?
- Welche Informationen finden Sie auf Anhieb und nach welchen müssen Sie suchen?
- Welche Informationen brauchen Sie am häufigsten?
- Was muss die CMDB von Anfang an können?
- Was können Sie zum Aufbau der CMDB beisteuern?
- Was würde die CMDB unverzichtbar machen? Also was muss sie können, damit Sie täglich damit arbeiten?
- Wie wollen Sie die CMDB nutzen und von wo aus? (Mobile? Web-App…)
- etc.
Klein starten
Anhand dieser Fragen kommen Sie dem Einsatzzweck Ihrer CMDB schnell näher. Sie erfahren, welche Aufgaben die CMDB, neben einer reinen Inventarisierung, abdecken muss und welche Attribute Sie bei den CIs benötigen. Aber auch hier gilt natürlich, dass Sie klein beginnen sollten. Bitte nicht alle Projekte auf einmal starten! Eins nach dem anderen, dann kommen sie schnell ans Ziel.
Fazit
Die Zieldefinitionen geben Ihnen den Weg vor, wohin sich Ihre CMDB entwickeln muss. Sie ist nicht Selbstzweck, sondern soll Sie bei Ihren Businessaufgaben unterstützen.
Sollten sie Fragen haben oder noch unsicher sein, wie Sie mit einem CMDB Projekt starten wollen, dann scheuen Sie sich nicht, uns anzusprechen. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Vereinbaren Sie noch heute einen ersten Beratungstermin mit uns.
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