Mittels der App „Automatic Group Member Management“ schließt Media Solutions die Lücke bei ServiceNow, Gruppenzugehörigkeiten mühsam manuell oder per Script verwalten zu müssen. Mit der neuen App können diese nun vollautomatisch und regelmäßig aktualisiert werden.
Gruppenzugehörigkeiten und Berechtigungen können sich sehr schnell und sehr häufig ändern, z.B. die Verantwortlichkeiten in einem Approval-Prozess. Ein Beispiel ist der Wechsel einer Führungskraft. Um den Approval-Prozess auch weiterhin ordnungsgemäß ablaufen lassen zu können, müssen die Berechtigungen neu vergeben werden, d. h. der neue Manager muss der Gruppe hinzugefügt, der ehemalige Manager muss aus der Gruppe herausgenommen werden.
Solche Änderungen sind im AD dokumentiert und kommen dann als Import in die ServiceNow Plattform. Ein Admin, der die Gruppen in ServiceNow verwaltet, bekommt dazu i. d. R. keine Information, es sei denn, er bekommt eine Mail von dem Verantwortlichen. Dennoch müssen die Gruppenzugehörigkeiten stets aktuell sein. Es ist also ein großer manueller Aufwand von Nöten oder es muss ein individuelles Script erstellt werden, das diese Aufgabe übernimmt.
Mit der App „Automatic Group Member Management“ von Media Solutions wird diese Aufgabe nun automatisiert. Das bedeutet für den Admin, dass er sich das aufwendige, manuelle Editieren von Gruppen erspart. Dadurch wird der gesamte Prozess viel schneller. Außerdem steigt die Datenqualität, denn durch das automatische Auslesen von Tabellenwerten treten keine Verwechslungen oder Schreibfehler mehr auf. Einfacher wird es obendrein, denn Scipte müssen nicht mehr geschrieben oder angepasst werden.
Statt die Berechtigungen und Zugehörigkeiten manuell pro Gruppe zu verwalten, reicht es jetzt aus, die App aufzurufen, die Gruppe auszuwählen oder anzulegen und Regeln zu erstellen. Die Regeln erstellen bedeutet, dass Sie die Tabelle und das Feld eintragen, aus der die Gruppenzugehörigkeit erkannt werden kann. Sie können beliebig viele Regeln erstellen.
Die App ist so eingestellt, dass jede Regel automatisch einmal am Tag läuft. Andere Rhythmen sind konfigurierbar. Erfolgt also morgens ein Import aus dem AD mit geänderten Berechtigungen, kann danach die App die Regeln ausführen und schon werden alle Gruppen aktualisiert. Auf diese Weise sind alle Änderungen min. tagesaktuell, ohne dass der Admin etwas dazu beisteuern muss. Scripte sind vollkommen überflüssig.
Durch das automatisierte Ausführen der Regeln, muss der Admin nicht mehr über Änderungen benachrichtigt werden. Es können also keine Verzögerungen entstehen.
Da auch eine Historie über die Gruppenmitglieder geführt wird, kann nun nachvollzogen werden, wer alles schon mal in der Gruppe war. Das kann für Revisionszwecke sehr hilfreich sein.
Zu guter Letzt erhalten Sie Transparenz darüber, wie Gruppenzugehörigkeiten vergeben werden. In der Konfiguration der App-Regeln sehen Sie, welche Tabellen, Felder und Konditionen gezogen werden. Scripte lesen und deuten hat ein Ende. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit sehr.
Mit der App sparen Sie nicht nur Zeit und manuelle Arbeit, sie sind nun auch sicher, dass alle Änderungen tatsächlich korrekt durchgeführt sind. Sie erhalten also eine schnellere Durchführung von Änderungen bei gleichzeitiger Steigerung der Datenqualität.
