Endlich alles auf einen Blick!

Wo gehobelt wird, fallen Späne und wo IT-Assets verwaltet werden, entstehen Daten.

Das Verwalten von Daten im Bereich des IT Assetmanagement passiert in den meisten Unternehmen mittels unterschiedlichster Systeme. Es gibt Software zur Verwaltung von Lizenzprodukten, Buchhaltungsdaten, Mobiltelefonen etc. Jedes System hat dabei seinen individuellen Fokus und Blickwinkel auf bestimmte Daten.

Nun leben wir aber in einer IT-Welt, wo Daten miteinander verknüpft und analysiert werden, und nicht nur als Ballast in einem Karteischrank landen. Wieso also nicht direkt einen zentralen Service aufbauen, der die einzelnen Datensätze miteinander verknüpft?

Ein gutes Management von IT-Daten bietet hier allen Beteiligten vom Einkauf über den Support bis hin zur Planung Vorteile. Welche wichtigen Schritte auf dem Weg zu so einem Service notwendig sind möchten wir in diesem Artikel vorstellen.

Wo sind meine potenziellen Datenquellen?

Hier kann auf die unterschiedlichsten Systeme zugegriffen werden. Von der Benutzerdatenverwaltung über ein Ticketingsystem bis hin zum Mailserver ist generell alles möglich. Entscheidender Faktor, ob ein System integriert wird, sollte die Schnittmenge zu den bereits vorhandenen Systemen sein. Ein „Inselsystem“ kann zwar interessante Daten enthalten, bringt uns aber später beim Auswerten der Daten im Verbund keinen Mehrwert.

Auch die Anbindungsmöglichkeit der Datenquellen sollte in Betracht gezogen werden. Manche Systeme sind hier einfacher anzubinden, da sie bereits über Schnittstellen für Reporting verfügen. Bei anderen Systemen kann sich z.B. mit einem Zugriff auf die dahinterliegende Datenbank beholfen werden. Wieder andere sind so abgesichert, dass eine Anbindung unmöglich ist.

Wie verknüpfe ich diese Daten?

Hier ist definitiv Expertise gefragt. Eine enge Abstimmung mit den verantwortlichen der Quellsysteme, sowie die Analyse der Prozesse, die die Daten im Quellsystem erzeugen ist hier unumgänglich.Dabei muss beispielsweise geklärt werden, welche Daten sich als Primärschlüssel eignen. Eine ID oder ein Nutzername kann systemübergreifend eindeutig sein – muss aber nicht.

Sichergestellt sollte auch sein, dass die Pflege der Primärschlüssel dauerhaft eindeutig ist. Eine feste IP-Adresse kann sich als Schlüssel eignen – was aber, wenn IP-Adressen dynamisch vergeben werden?

Wie erreiche ich eine hohe Qualität der Daten?

Nachdem wir unsere Daten miteinander verknüpft haben, treten in der Regel die ersten Konflikte auf: Ein Datenfeld, doch zwei Werte. Welches System liefert mir den korrekten Datensatz? Wo muss etwas bereinigt werden? Hier kommen wir bereits an einen wichtigen Punkt in unserem Service. Mit dem gesammelten Wissen aus der Analyse der Quellsysteme und dem Verständnis der Prozesse können wir nun Informationen an die Quellsysteme zurückspielen und Bereinigungen anregen. Im Idealfall steigt so kontinuierlich die Qualität unserer Daten mit jeder Bereinigung.

Wie werte ich meine Daten aus?

Bei der Bereinigung und Optimierung unserer Daten soll es an dieser Stelle jedoch nicht bleiben. Die Bereitstellung unserer Daten für die Analyse von Beständen, Planung und Fehlersuche ist eine essenzielle Aufgabe für einen Dataservice. Dafür müssen die gesammelten Daten sinnvoll miteinander verknüpft und aufbereitet werden.

Welches Medium dafür verwendet wird hängt vom einzelnen Usecase ab. Ein monatlicher Export aller ungenutzten Softwarelizenzen als Tabelle kann einen IT-Administrator unterstützen seinen Bestand zu bereinigen. Für den IT-Helpdesk kann eine aktuelle Übersicht des Ticketvolumens als interaktives Dashboard hilfreich sein.

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