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Integriertes Software Asset Management als strategischer Wettbewerbsvorteil

Mit der richtigen Software Asset Management-Strategie können Unternehmen viel Geld sparen und strategische Entscheidungen treffen.


10 Top-Tipps für eine herausragende digitale IT-Erfahrung Ihrer Mitarbeiter

So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die bestmögliche digitale IT-Erfahrung machen – egal ob von unterwegs, zu Hause oder aus dem Café.

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Schließen Sie sich am 9. Dezember den IT-Leadern von Fidelity International, Banque du Caire, Siemens, Alstom und anderen Unternehmen an, wenn sie Tipps austauschen, wie Sie Ihren Mitarbeitern in diesen ungewöhnlichen Zeiten eine personalisierte IT-Erfahrung bieten.

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Damit Ihre Teams optimal arbeiten können

Nexthink ist von Haus aus ein Analysetool für Clients. Es analysiert ca. 700 Ereignisse und Messwerte auf dem Client und stellt diese in Dashboards dar. Diese Daten leisten im Service Desk große Hilfe. Nexthink kann aber auch hervorragend genutzt werden, wenn es darum geht komplexe Szenarien bzw. Infrastrukturen zu analysieren und zu optimieren.  

Ein für viele Unternehmen virulentes Thema ist aktuell die Microsoft Teams Infrastruktur. Im folgenden Stellen wir ein reales Beispiel aus einem Großunternehmen vor.

Plötzlich sind alle im Homeoffice

Im März 2020 ging es bei den meisten Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ganz schnell. Keine Präsenzmeetings mehr, ein Großteil der Belegschaften im Homeoffice und von einem Tag auf den anderen waren Webkonferenzen und Kollaboration Lösungen nicht mehr ein Ansatz von vielen, sondern die einzige Option. 

Microsoft Teams hat sich – neben anderen – in der CORONA Krise als überaus gutes und einfach bedienbares Tool erwiesen, um den plötzlichen Bedarf in diesem Bereich zu adressieren. Unternehmen die bereits eine entsprechende Infrastruktur etabliert hatten, waren klar im Vorteil.

Mit der Nutzungsintensität gingen aber schlagartig auch die Ressourcenanforderungen rapide nach oben und in vielen Fällen waren die Infrastrukturen damit dramatisch überfordert. Systemausfälle, Verbindungsabbrüche, schlechte Sprach- und Bildqualität und nicht erreichbare Teilnehmer waren die Konsequenzen. Neben schlechter Effizienz und Zeitverlust ein echtes Ärgernis.

Arbeitsfähigkeit sicherstellen – so schnell wie möglich

Gesucht wurde ein Ansatz, um die Ursachen, also die Engpässe in dem Gesamtsystem zu identifizieren und gezielt nachzubessern und das Ganze möglichst adhoc. Schon eine erste Betrachtung ergab, dass ein Ansatz hier nur funktionieren kann, wenn man das Gesamtsystem betrachtet, also mindestens die Clients, alle involvierten Netzwerkkomponenten (ggf. auch die Netzanbindung und WLAN im Homeoffice) und die Komponenten die in der Cloud betrieben werden. Neben der gezielten Analyse von Einzelfällen zu einem konkreten Zeitpunkt, muss es auch möglich sein über längere Zeiträume und über Cluster von Nutzern/Endgeräten  auszuwerten, um gezielt die relevanten Schwachstellen zu identifizieren und an den richtigen Stellen nachzubessern.

Fundierte Daten innerhalb von Tagen

Genau das ist mit Nexthink perfekt und sehr schnell möglich. Sofern Nexthink in einer Infrastruktur im Einsatz ist, werden ca. 700 Parameter auf allen Clients ermittelt und zentral gespeichert. Die Auswertung zu einer konkreten Thematik, wie beispielsweise unserem Teams Use-case, erfordert dann lediglich die Festlegung, welche Werte benötigt werde und eine geeignete Aufbereitung und Auswertung. Dies erfolgt typischerweise in sogenannten Nexthink Dashboards. So auch in diesem Fall, wo innerhalb weniger Tage alle benötigen Ergebnisse zur Verfügung gestellt werden konnten

Nexthink liefert hier genau die Daten die benötigt wurden

  • Vom Client, über die Netzwerk Infrastruktur bis zu den Cloudkomponenten
  • Individuell auswertbar, vom Einzelgerät, über Cluster bis zur Gesamtschau auf die Gesamtinfrastruktur
  • Historiendaten bis quasi Echtzeit, in der zeitlichen Gesamtschau oder mit detailliertem zeitlichen Drilldown für relevante Zeitpunkte

Beispielhafte Darstellungen aus den verwendeten Dashboards finden Sie hier:

Dashboard zeigt die Entwicklung der Zahlen zur Nutzung von Microsoft Teams im Vergleich zu Skype und zu Login- und Verbindungsproblemen.
Nutzerzahlen und Geräte mit Verbindungs- und LOGIN-Problemen

Dashboard zeigt die Entwicklung der Zahlen zur Stabilität und dem Ressourcenverbrauch von Microsoft Teams.
Crashes und Freezes und Auswertung der Ressourcensituation auf den Clients (CPU und Hauptspeicher)

Dashboard zeigt die Entwicklung der Zahlen zu Netzwerktraffic und Proxies von Microsoft Teams.
Netzwerktraffic und Auswertungen zu den Proxies


Schnelle Analyse, schnelle Korrektur

Entscheidend ist hier die Tatsache, dass Nexthink auf sehr leichte und komfortable Weise, in wenigen Minuten eine Entscheidungsgrundlage schaffen kann, die dem Unternehmen direkt Geld sparen oder Entscheidungen begründen kann.

Dies galt auch im hier beschriebenen Projektbeispiel. Mit den vorliegenden Daten und Auswertungen konnten schnell folgende Punkte identifiziert und entsprechende Korrekturen implementiert  werden.

  • Engpässe und fehlerhafte Konfigurationen im internen Netzwerk. Dies betraf maßgeblich die Proxies.
  • Engpässe in der Teams Infrastruktur von Microsoft, die durch gezielte Anpassungen behoben werden konnten.

Haben Sie weitere Fragen zu dem Thema?

Sprechen Sie uns gerne an! Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.

Alle Welt spricht von der CMDB (Configuration Management Database) und dass man diese unbedingt haben muss. Aber wozu eigentlich und was ist wirklich in einer CMDB?

In diesem Artikel klären wir die Grundlagen, was eine CMDB eigentlich ist, welche Informationen darin gespeichert sind und was Sie daraus abrufen können bzw. wozu Sie die Informationen brauchen können. Am Ende werden wir Ihnen noch eine kleine Checkliste mitgeben, was Sie beachten sollten, wenn Sie eine CMDB aufbauen wollen.

„Wat is‘ ‚n Dampfmaschin … äh … CMDB?“

„Da stellen wir uns mal janz dumm … „

Zitat Wikipedia: „Eine Configuration Management Database (CMDB) ist eine Datenbank, welche dem Zugriff und der Verwaltung von Configuration Items dient. Als Configuration Item (CI) werden dabei im IT-Management alle Betriebsmittel der IT bezeichnet. Der Begriff Configuration ist dabei etwas irreführend. Darunter versteht man in diesem Zusammenhang den Bestand und die gegenseitigen Abhängigkeiten der verwalteten Objekte.“

Das klingt erstmal recht einfach, denn eine Datenbank ist nichts Neues und dass darin Objekte im weitesten Sinne verwaltet werden können, ist Standard.

Was ist dann an dieser Datenbank so besonders? Im Grunde nichts.

Eine CMDB ist eine Übersicht über alle IT-Betriebsmittel, die in einem Unternehmen vorhanden sind. Also zunächst mal eine Inventarisierung. Sie dient als Grundlage für Auswertungen und Nachverfolgungen.

Quo Vadis?

Weshalb haben dann doch einige Firmen so großen Respekt davor, das Thema CMDB anzugehen, wenn es im ersten Schritt doch nur eine Inventarisierung der Betriebsmittel ist? Warum hängt über dem Aufbau einer CMDB immer das Damoklesschwert eines ewigen Projektes, das nicht zu bewältigen ist?

Die meisten gescheiterten CMDB-Projekte sind nicht der CMDB Software oder dem Können der Mitarbeiter geschuldet, sondern dem Ziel, welchen Nutzen die CMDB bringen soll. Um ein CMDB Projekt gut voran zu bringen, müssen Sie sich im Klaren darüber werden, wozu Sie diese Daten benötigen.

Und das ist die wirklich schwierige Aufgabe!

DAS ZIEL oder wozu brauch ich das?

Eine CMDB benötigen Sie, damit Sie jederzeit nachvollziehen können, was bei Ihnen aktuell im Einsatz ist und wozu es benutzt wird. Auf diese Weise sind Sie immer auskunftsfähig und können auf Grund von aktuellen Daten auch Planungen machen und strategische Entscheidungen treffen. Welche Planungen Sie machen wollen, welche Daten Sie pflegen wollen und welche strategischen Entscheidungen Sie mit diesen Daten treffen wollen, das hängt von Ihnen ab.

Diese Ziele müssen Sie im Vorfeld, BEVOR Sie eine CMDB aufbauen, definieren.

Das Ziel, was Sie mit den Daten machen wollen, steht im Vordergrund. Das Tool, sprich die physische CMDB ist zweitrangig. Aus dem Ziel ergibt sich nahezu von allein, welche Daten Sie zwingend benötigen und welche eher nicht. Es geht also nicht um die Datenhaltung oder Datenerfassung, sondern um den Nutzen, den Sie aus den Daten ziehen wollen oder auch kurz um das „Configuration MANAGEMENT“.

Mit einer aktuellen CMDB sind Sie in der Lage, genau zu sagen, was und wieviel bei Ihnen im Einsatz ist, wozu es benutzt wird, was betroffen ist, wenn was „kaputt“ geht und wen Sie in diesem Fall informieren müssen.

In Vino Veritas

Wir machen mal ein anschauliches Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind Winzer und haben hunderte Weinfässer mit verschiedensten Weinen im Keller liegen. In einigen Fässern ist Sauvignon Blanc, in anderen Riesling, oder Chardonnay. Natürlich gibt es verschiedene Anbaugebiete und Jahrgänge. Das ist auf den Fässern vermerkt. Im Keller gibt es eine klare Ordnung, wo welche Fässer, also wo welche Weine, liegen. Auch könnten sie mehrere Weinlager in verschiedenen Orten haben. Sich das alles im Kopf zu merken, kann schwer werden. Deshalb könnten Sie diese Informationen in einer Datenbank verwalten. Das ist im Grunde eine CMDB.

Wenn Sie diese Informationen gut pflegen, können Sie auf Knopfdruck sagen, wo welcher Wein ist und aus welchem Jahrgang er stammt. Mit weiteren Informationen, die Sie in der CMDB speichern können, können Sie auch ermitteln, wie viel Sie noch im Keller haben, welcher Weinhändler wie viel von welchem Wein bekommen hat und in welchem Supermarkt Ihre Weine angeboten werden.

Jedes Fass ist ein CI mit Attributen

Classes, CIs und Attribute

Ist Ihnen klar, was Sie mit den Daten machen wollen, dann können Sie sich an den Aufbau der CMDB wagen.

In einer CMDB werden sog. CIs (IT-Betriebsmittel) verwaltet. Ein CI kann ein einzelner Laptop oder PC sein, es kann aber auch ein Router oder ein Server sein. Auch eine installierte Software kann ein CI sein. Zusätzlich werden die Beziehungen untereinander in der CMDB gespeichert, also z.B. welche Software auf dem Laptop installiert ist.

Alle CIs werden mit Attributen (nähere Beschreibung) eindeutig beschrieben. Als Attribute wären bei Hardware z.B. die Seriennummer, der Herstellername, das Baujahr etc. zu benennen. Bei Software kann die Versionsnummer oder das Build und Patchlevel entscheidend sein.

Jedes CI muss in der CMDB eineindeutig sein, d.h. es bekommt eine ID, die sich niemals ändert.

Alle Fässer werden in der Klasse „Fass“ zusammengefasst

So weit so gut. Aber auch Prozesse können (und sollten) in der CMDB als CI abgelegt werden. Das klingt erstmal etwas merkwürdig, wird aber schnell verständlich, wenn wir uns zum Beispiel einen Fertigungsprozess anschauen. Während der Fertigung werden Assets (Rechner, Server etc.) benötigt. Zu einem Prozess gehören also Assets, was wieder die Beziehung untereinander darstellt. Aus diesen kann nun abgelesen werden, welche Prozesse betroffen sind, falls ein Asset ausfällt.

Bleiben wir mal bei dem Bild mit dem Wein: Wenn Sie wissen wollen, wie viel 2006er Chardonnay aus der Pfalz noch in Ihrem Keller liegt, dann brauchen Sie Informationen darüber, wie viel Wein Sie irgendwann mal hatten und wie viel verkauft wurde. Für diese Information ist es nicht wichtig, wer den Wein gekauft hat oder welcher Händler mit wie viel Wein beliefert wurde.

Wenn Sie aber wissen wollen, wieviel Flaschen vom besagten Wein beispielsweise im Münchener Olympia-Einkaufszentrum noch zur Verfügung stehen, dann brauchen Sie viel mehr Informationen: z.B. darüber, welcher Ihrer Händler das Einkaufszentrum beliefert, wann die letzte Lieferung war und wie viele Flaschen geliefert wurden. Sie sehen schon: je nachdem, welche Auswertungen Sie haben wollen, brauchen Sie andere Attribute und andere CIs in der Datenbank.

Wäre es dann nicht viel einfacher, so viele Attribute wie möglich zu den CIs zu erfassen und auch so viele CIs wie möglich?

Ja, vielleicht. Aber dann könnten Sie sich sehr schnell verzetteln. Sie müssen bedenken, dass Sie jedes Attribut, jedes CI und jede Beziehung pflegen müssen, wenn sich etwas ändert.

Überlegen Sie also gut, für wen oder was Sie Daten erfassen und was diese Person oder die Auswertung mit den Informationen tun muss.

Ein einfacher Prozess in der CMDB

Halten wir fest, jedes Fass wäre in diesem Fall ein CI. Es hätte eine eindeutige Nummer, damit man das Fass jederzeit identifizieren kann. Es hätte Attribute wie z.B. das Material, aus dem das Fass hergestellt wurde (Holz, Kunststoff, Metall…), den Hersteller, das Baujahr etc. Auch die Flaschen wären CIs, die wieder Attribute haben wie z.B. das Fassungsvermögen, die Form (Bocksbeutel, Burgunderflasche etc.).

Zur besseren Übersicht gruppieren Sie nun Ihre CIs noch in Klassen. Hier wäre es im ersten Schritt leicht: Eine Klasse wäre „Fässer“, eine andere „Flaschen“.

Eine Abhängigkeit zwischen diesen wäre nun, welche Flaschen aus welchem Fass abgefüllt worden sind. Sollte es mal zu einer Reklamation kommen, könnten sie so auf einfachem Wege feststellen, aus welchem Fass der ungenießbare Wein kommt.

Aber auch der Wein selbst wäre ein CI. Hier brauchen Sie Attribute wie die Rebsorte, das Anbaugebiet, den Jahrgang, Angaben zur Note etc.

Jede Klasse hat Attribute, wie z.B. beim Fass die Holzart, Kunststoff etc. oder das Fassungsvolumen. Bei den Flaschen kann es sein, dass Sie die Form hinterlegen und natürlich auch das Fassungsvermögen oder die Art des Verschlusses (Schraubverschluss, Korken …)

Veränderung ist das Normale

Auch grundlegende Veränderungen müssen in der CMDB nachverfolgbar sein. So kann ein CI verschiedene Status haben. Zum Beispiel kann das CI in Wartung sein oder es wird aufgerüstet, um einem anderen Zweck zu dienen. In diesem Fall kann das CI sogar die Klasse wechseln. Im obigen Beispiel kann ein Fass z.B. gerade gereinigt werden und steht damit nicht zur Verfügung oder ein leeres Sherry Fass wird jetzt z.B. genutzt, um für die nächsten Jahre Whisky zu beherbergen. Dann wird aus dem Sherryfass ein Whiskyfass.

So können sie jederzeit nachvollziehen, welchen Weg so ein Fass nimmt. Beachten Sie, dass das Fass immer noch dasselbe ist und auch immer noch dieselbe ID hat. Es ändert sich nur der Zweck, statt Sherry nun Whisky. Die ID bleibt immer bestehen, bis das Fass ausgemustert wird und vielleicht als Deko oder Regenfass in einem Garten endet.

Wer darf ändern?

Bei aller Sammelwut und Aktualisierungswahn sollten Sie nie vergessen, wer die Daten in Ihrer CMDB erfassen oder ändern darf. Nichts wäre fataler, als wenn jeder Hinz und Kunz in der CMDB rumwurschtelt. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter bekommt den Auftrag, das Sherryfass zu leeren und für die Befüllung mit Whisky vorzubereiten. Wer trägt nun den Status und den neuen Verwendungszweck (Whisky) ein und wann? Der Auftraggeber in dem Moment, wo er den Auftrag vergibt? Der Mitarbeiter, wenn das Fass neu befüllt ist? Beide und „Ober schlägt Unter“? Bei Wein wäre es sicherlich der Zeitpunkt, wenn das Fass wieder mit Whisky befüllt ist.

Um diese Änderungen vorzunehmen, braucht es Verantwortliche, so dass nur verifizierte Informationen in die CMDB einfließen. Diese Aktualisierungen sollten möglichst über definierte Prozesse und, in der IT am aller besten, automatisiert einfließen.

Geschäftsprozesse fordern Übersichtlichkeit.

Die reine Inventarisierung all Ihrer Assets ist aber nur ein Aspekt der CMDB. Viel wichtiger werden seit geraumer Zeit die Geschäftsprozesse, die mit Ihren Assets durchgeführt werden. Schließlich kann es sehr wichtig werden, welche Prozesse betroffen sind, wenn Assets ausfallen. Dann wollen Sie schnellstens wissen, wie Sie das auffangen können, oder wen Sie benachrichtigen müssen.

Verlinkung von CIs

Bei unserem Beispiel wäre ein Geschäftsprozess die Abfüllung des Weins aus den Fässern in Flaschen und dann das Beliefern der Händler. Fällt die Abfüllanlage aus, müssen eventuell die Händler informiert werden, dass die Lieferung später kommt. Hierzu müssen Sie wissen, welcher Wein betroffen ist und welche Händler. Auch wäre zu überlegen, wie Sie diesen Vorfall auffangen können, z.B. mit noch vorhandenen Abfüllungen die Händler beliefern oder in einer anderen Abfüllanlage abfüllen lassen (sofern das möglich ist). Hierzu sind die Informationen zu den Fässern und Flaschen nur noch von untergeordneter Wichtigkeit. Jetzt geht es um das Business.

Je besser nun Ihre CMDB aufgebaut ist, desto leichter können Sie hier agieren und Entscheidungen treffen.

Prozessabbildung in der CMDB

Langsam beginnen

Um solche Prozesse im Detail abbilden zu können, müssen Sie zunächst mit der reinen Inventarisierung beginnen und so nach und die weiteren Abhängigkeiten in der CMDB verankern. Das bedeutet, die CMDB wächst mit Ihrer Erfahrung um mit dem Fortschreiten der Geschäftsprozesse. Würden Sie zu Beginn schon wissen wollen, wo Ihr Wein verbleibt, würden Sie sicherlich nicht ans Ziel kommen, denn dann würden Ihnen die grundliegenden Daten wahrscheinlich fehlen. Aus diesem Grund raten wir Ihnen, beginnen Sie mit kleinen Aufgaben (Inventarisierung mit wenigen Klassen) und tasten Sie sich so nach und nach an größere Prozesse heran.

Checkliste

  1. Definieren Sie Ihre Ziele
    Gehen Sie stets von dem Nutzen der Daten aus, den Sie aus den Daten ziehen wollen. Definieren Sie ganz klar, wozu Sie die Informationen benötigen.
  2. Verantwortlichkeiten
    Vergeben Sie Verantwortlichkeiten und bilden Sie ein Team, dass die CMDB aufbaut und betreut.
  3. Langsam beginnen
    Machen Sie kleine Schritte und fangen Sie mit etwas einfachem an.
  4. Aktuell halten
    Aktualisieren Sie Ihre CMDB kontinuierlich. Je aktueller die CMDB umso besser die Auswertungen und die daraus resultierenden Entscheidungen.
  5. Erweitern
    Erst wenn Sie Erfahrungen gesammelt haben, erweitern Sie die Verwendung der Daten und erweitern Sie damit auch die Funktionalität der CMDB.
  6. Verbesserungen
    Je mehr Sie in der CMDB speichern und je intensiver Sie die Daten nutzen, desto besser wird Ihr Service für Ihre Kundschaft

Noch Fragen?

Wenn Sie noch unsicher sind, wie sie nun anfangen sollen, eine CMDB aufzubauen, rufen Sie uns an. Wir können Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Das gesamte Media Solutions Team heißt Franziska Nettelbeck als neues Teammitglied herzlich willkommen. Gerne möchten wir Ihnen unsere neue Kollegin etwas genauer vorstellen: Frau Nettelbeck ist in unserem Team als Office-Managerin tätig. Sie bringt 24 Jahre Berufserfahrung aus verschiedenen Unternehmen mit und wird für die Kunden, sowie für die Mitarbeiter eine zuverlässige und kompetente Ansprechpartnerin in allen Office-Angelegenheiten sein.

Warum Media Solutions?

„Seit einigen Jahren bin ich bereits in der Digitalen Arbeitswelt zu Hause und fühle mich hier rundum wohl. Die Media Solutions hat mich von Anfang an sehr angesprochen. Durch meine große Erfahrung im Office Management möchte ich, ein für Euch nicht mehr wegzudenkendes Teammitglied werden. Rock the Job!“

Herzlich willkommen, wir wünschen einen guten Start bei uns!

Media Solutions ist dieses Jahr gemeinsam mit Nexthink als „Aussteller“ auf der Virtual Workplace Evolution vertreten.

Die VWE 2020 ist das größte Branchentreffen in DACH, auf dem Entscheider aus Mittelstands- und Großunternehmen aus allen wesentlichen Industriebranchen Technologien, Applikationen, Prozesse und Lösungs- & Integrationsansätze zusammenbringen und sich in einer einzigartigen Mischung aus Fallstudien und Diskussionsformaten zur Praxis der Transformation von IT Workplaces austauschen.

Sehen Sie die besten Projekte, treffen Sie die führenden IT Experten und diskutieren Sie mit über die Zukunft von IT Workplaces.

Wir würden uns freuen Sie auf der VWE zu „treffen“.

Alle Informationen zur Agenda und zur Teilnahme finden Sie hier: