Vom Projektstart zum Go-Live in 6 Wochen
IT General Controls (ITGC) sind in vielen Unternehmen inzwischen fest etabliert. Die zunehmende Regulierung in der IT erfordert eine effektive sowie effiziente IT Governance. In vielen Fällen sind die entsprechenden Verfahren aber (noch) stark durch manuelle Aufwände, Medienbrüche und wenig oder keine geeignete Prozessunterstützung geprägt.
Im Rahmen des Projekts „ERP Supervisor Approval Tool“ wurde bei der Mauser Packaging Solutions eine Lösung auf Basis von ServiceNow realisiert, um die regelmäßige Überprüfung von zugeordneten Rollen und Rechten für alle User in Europa zu vereinfachen (ca. 8.000 Berechtigungen pro Turnus). Vom Projektstart bis zum Go-Live der Version 1 vergingen lediglich 6 Wochen.
Die Ausgangssituation
Laut SOX-Regularien müssen die periodischen Überprüfungen aller User, deren Rollen und Rechten halbjährlich durch den Vorgesetzten oder Manager erfolgen. Das bisher genutzte Verfahren auf Basis von EXCEL-Listen erzeugte sowohl für den Vorgesetzten als auch für den IT-Administrator sehr hohen manuellen Aufwand und war fehleranfällig. Darüber hinaus waren die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit nur schwer zu erfüllen. Mauser Packaging Solutions nutzte die ServiceNow Plattform bereits für die Bereiche ITSM und CMDB. Deshalb war es logisch, über eine Lösung innerhalb von ServiceNow nachzudenken.
Der Projektansatz
Ausgehend von der skizzierten Situation wurden ab April 2020 Prozesse und Anforderungen für das Projekt ERP Supervisor Approval Tool erarbeitet und eine schlanke Lösung auf Basis der ServiceNow Plattform konzipiert. Für eine schnelle und planbare Umsetzung und einen schnellen Produktivstart der Version 1 wurde ein konsequentes Phasenmodell verwendet.
Agile Projektmethodik und enge Zusammenarbeit zwischen den Projektteams von Mauser Packaging Solutions und Media Solutions waren die Grundlage für das erfolgreiche Projekt. Eine konsequente Beschränkung auf die zwingend notwendigen Funktionsumfänge und bestmögliche Nutzung der ServiceNow Standards waren maßgebliche Faktoren dafür, dass vom Projektstart (Beginn der Konzeptionsphase) bis zum Go-Live lediglich 6 Wochen vergingen.
Das Ergebnis
Die Version 1 des ERP Supervisor Approval Tools ist erfolgreich gestartet. Die Nutzungszahlen und Rückmeldungen der Nutzer sind durchweg gut bis sehr gut. Bereits diese Version erfüllt die definierten Ziele:
- Signifikante Reduzierung der Aufwände für die halbjährliche Überprüfung bei allen Beteiligten (Vorgesetzte und IT)
- Verbesserung der Datenqualität
- Vermeidung von Medienbrüchen (vollständige Übersicht zu allen relevanten Daten und Bearbeitungen in der ServiceNow Plattform)
- Gewährleistung von Revisionssicherheit und Dokumentationsvorgaben
Darüber hinaus wurden folgende Erkenntnisse aus dem Projekt gewonnen
- Insbesondere für Unternehmen, die ServiceNow bereits im Einsatz haben, ist es eine Überlegung wert, die Plattform auch für Themen auf dem Schirm zu haben, die nicht die typischen ServiceNow Einsatzbereiche sind (wie ITSM, HR, CSM).
- Bei Anforderungen und Themen in den Bereichen Digitalisierung und Automatisierung ist ServiceNow eine sehr gut geeignete Plattform. Bei konsequenter Nutzung der Funktionen, die die Plattform mitbringt, können Lösungen (und Prototypen) vergleichsweise schnell und mit wenig Aufwand entwickelt werden.
- Schlanke Projektteams, eine enge, agile Zusammenarbeit zwischen Kunde und ServiceNow Partner und ein striktes Anforderungsmanagement sind (nicht überraschend) die Schlüsselfaktoren für schnelle Projekterfolge.
„Wir sind mit der erarbeiteten Lösung sehr zufrieden. Trotz der Anforderung, das Projekt noch im ersten Halbjahr erfolgreich abzuschließen, konnten wir Media Solutions nie aus der Ruhe bringen. Die Zusammenarbeit war durchweg reibungslos, verlief auf Augenhöhe und führte zur Berücksichtigung weiterer Features, zum Beispiel ein Dashboard, das uns Media Solutions vorschlug und wir so nicht auf der Liste hatten. Alle Prozessbeteiligten haben die Lösung direkt anerkannt und akzeptiert, da sie für alle Nutzer nur Vorteile hat, stabil läuft und die geforderte Sicherheit mitbringt.“ – Tobias Lier, Business Process Manager
Mauser Packaging Solutions
Die Mauser Packaging Solutions mit Hauptsitz in Oak Brook, IL, USA, ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen über den gesamten Lebenszyklus von Verpackungen. Mauser Packaging Solutions liefert weltweit große und kleine Verpackungen aus Metall, Kunststoff, Fiber und Hybridverpackungen an Unternehmen in den Bereichen Lebensmittel, Getränke, Körperpflege, Pharmazeutika, Chemie, Petrochemie, Agrochemie und Farben. Durch die Zusammenführung der größten Kompetenzen seiner vier Vorgängerunternehmen – BWAY, MAUSER Group, NCG und ICS – definiert Mauser Packaging Solutions Nachhaltigkeit neu.
